Konferansehotell – slik velger du riktig sted
Et konferansehotell er en logistikkbeslutning mer enn en hotellbeslutning. Her er punktene som avgjør om dagen flyter.
Av Redaksjonen i Billighotell.no · Oppdatert
Velg konferansehotell etter tre ting: at møterommet passer gruppen og formatet, at reiseveien er enkel for flertallet, og at du får en samlet døgnpakke i stedet for løse poster. Be alltid om skriftlig bekreftelse på hva pakken inneholder og hvilke avbestillingsfrister som gjelder for gruppen.
By eller landlig?
Byhotell gir kort reisevei, flere spisesteder og enkel hjemreise samme kveld. Det passer for dagsmøter og korte samlinger.
Hotell utenfor byen holder gruppen samlet og gir bedre rammer for kvelden, men krever transport og lengre program for å være verdt turen.
Slik holder du budsjettet
Legg samlingen til midtuke utenom messer og høysesong. Prisene på de samme rommene svinger kraftig med hva annet som skjer i byen.
Sammenlign totalpris for hele oppholdet for det faktiske antallet rom dere trenger, og hold møteromsleie og bevertning som egne poster i sammenligningen.
Steg for steg
1. Definer formatet før du leter
Plenum, gruppearbeid eller workshop krever ulike rom. Antall deltakere alene sier lite om hvilket rom dere trenger.
2. Velg beliggenhet etter reisevei
Kommer flertallet med fly, vinner et hotell nær flyplassen. Kommer de med tog, vinner sentrum. Regn reisetid, ikke avstand.
3. Be om døgnpakke med alt inkludert
En døgnpakke dekker normalt overnatting, måltider, pauser og møterom. Det gjør budsjettet forutsigbart og enklere å sammenligne.
4. Sjekk vilkårene for gruppen
Gruppebestillinger har egne avbestillingsfrister og krav om endelig antall. Få dette skriftlig før dere signerer.
Ofte stilte spørsmål
- Hva er en døgnpakke?
- En samlet pris per deltaker per døgn som normalt dekker overnatting, frokost, lunsj, middag, pauseservering og møterom. Innholdet varierer, så be om spesifikasjonen skriftlig.
- Hvor tidlig bør vi booke?
- Så snart datoen er satt. Møteromskapasiteten er som regel den knappe ressursen, ikke hotellrommene.
- Kan vi booke konferansehotell gjennom Billighotell.no?
- Vi sammenligner overnattingspriser og sender deg videre til bookingsiden. Møterom og gruppeavtaler avtaler du direkte med hotellet.
- Hva bør vi sjekke i møterommet?
- Dagslys, ventilasjon, skjerm eller projektor, strømuttak og at bordoppsettet kan endres til formatet dere skal bruke.